Mesmo sendo uma ferramenta aparentemente fácil de usar, o Power Point em alguns casos pode atrapalhar a sua apresentação.
Não são raras as vezes nas quais nos deparamos com slides confusos, ilegíveis, mal dimensionados.

Observando os erros mais comuns nos eventos, elaboramos este pequeno (e desprentecioso) artigo com 5 dicas de como melhorar sua apresentação em Power Point (passe o mouse sobre as miniaturas para ampliar):

 

1 - Qual o motivo do PPT ?

A pergunta fundamental é a seguinte: realmente preciso usar slides na minha apresentação ? Pode parecer incrível, mas as melhores apresentações que vimos até hoje não usavam Power Point !
Outras tantas muito boas, tinham slides simples, com imagens curiosas e palavras que apenas enfatizavam os tópicos...

É obvio que na maioria dos casos os slides são indispensáveis na apresentação de dados, mas muitas vezes o palestrante apenas lê a sua própria apresentação na tela e a vai usando como uma espécie de "guia" para seguir uma linha de raciocínio.

Vivemos na era da informação e por isso, os dados técnicos (não confidenciais) podem ser enviados de maneira digital para serem analisados posteriormente de maneira muito mais eficaz.

Será que você se lembra dos dados daquela tabela cheia de números apresentada no último evento ? Provavelmente não... Não seria mais inteligente destacar apenas os dados relevantes, tendências ou médias ?

No Power Point , assim como em várias outras coisas,  menos é mais ! Lembre-se que os slides são apenas uma parte da sua apresentação !

 

2 - Fontes

Normalmente quem monta as apresentações visualiza o resultado num LCD ou laptop e não tem como saber se o texto ficará legível naquela tela gigantesca no evento. Como precaução podemos tomas alguns cuidados:

Os livros especializados sugerem uma tabela relacionando o tamanho da fonte com a quantidade de expectadores. Usar sempre fontes acima de 18pts é um bom começo !
Uma maneira prática de checar o resultado é visualizar o  slide em tela cheia (aperte F5) e tomar uma distância de 4 metros (com um monitor LCD entre 15 e 22 polegadas).

Procure usar fontes grandes em frases curtas e de impacto. Textos longos são chatos, praticamente ninguém os lê !

Quanto ao tipo da fonte, as recomendadas para textos curtos são as sans seriff , como por exemplo Calibri, Verdana e Arial. Fontes serifadas (Times New Roman, Garamond etc) podem causar dificuldade na leitura, principalmente em longas distâncias.

Evite usar fontes diferentes no mesmo documento (a não ser que seja para destacar algo), use negrito ou até mesmo variações de uma mesma fonte e terá um resultado mais "limpo" e uniforme.

Usar uma fonte que não é padrão do Microsoft Windows também não é recomendado, pois esta mesma fonte deve estar presente no computador que vai rodar a apresentação (ou ser incorporada ao arquivo salvo).

 

3 - Cores e fundos de tela (backgrounds)

O uso de cores certamente causa um grande impacto na platéia (positivo ou negativo). Muitas vezes, a combinação errada de cores pode tornar um texto praticamente ilegível num telão.

Muitas empresas criam templates oficiais, ou seja, modelos prontos de apresentação para que não haja discrepância entre as apresentações.

Algumas dicas para uso de cores em suas apresentações:

  • Usar várias cores num slide atrai a atenção da platéia, mas torna seu visual pouco profissional.

  • O fundo de tela pode ser composto por textura, gradiente ou cor sólida. Fotos (mesmo em marca d'agua) quase sempre tornam o texto ilegível (veja na primeira ilustração).

  • Fundos de tela com barras e logotipos da empresa ou do evento criam uma ótima identidade visual, mas reduzem a área util de informações no slide. Lembre-se que é possível usar este  tipo de background apenas no slide inicial(veja na segunda ilustração).

  • Contraste é a palavra chave para boa visibilidade. Lembre-se que as condições adversas na apresentação (luz ambiente do local de apresentação, resolução e brilho e contraste do projetor, posição e distância da tela etc) são bem diferentes da tela de um computador. Então...nada de fundo branco com texto em cinza, OK ?

  • Na maioria das vezes, a combinação de fundo claro com texto escuro produz os melhores resultados. Conhece a expressão "preto no branco" ?

  • Evite usar vermelho e verde no mesmo slide, os daltônicos agradecem ! Faça um teste aqui.

 

4 - Limites e layout

Nem sempre sua apresentação será apresentada em condições ideais.
Incompatibilidade na resolução ou taxa de atualização entre computador e projetor  podem simplesmente "esconder" o conteúdo presente nos cantos dos slides.

Para evitar isto, imagine uma margem de segurança entre 8% e 15% e ponha seu conteudo estritamente dentro destas margens(veja na segunda ilustração).

Procure também mostrar as informações mais relevantes na parte superior dos slides, já que nem sempre a altura das telas pode ser a ideal e alguns obstáculos podem atrapalhar a visão (veja na segunda ilustração).

 

5 - Salvando seu arquivo

Muitos palestrantes salvam seus arquivos PPT usando o nome do evento no qual se apresentarão. Agora imagine que isto seja feito por vários palestrantes no mesmo evento... Logo teríamos vários arquivos com nomes iguais (ex: convencao2010.ppt) e a probabilidade de falha seria muito grande.

A forma mais segura de nomear um arquivo de apresentação é bem simples: apresentador_evento_data_hora.ppt.

Evidentemente o nome do apresentador e evento podem ser abreviados (sem caracteres especiais ou acentos) e a data e hora podem ser expressadas de forma resumida (ex: Alex_Vendas_23-05-2015_tarde.ppt). O uso de underline (_) para separar os campos torna o arquivo amigável para upload / download em servidores web.

Office 2007 ou 2003 ? Muita gente ainda confunde o sistema operacional com versão do MS Office ("...eu salvei este arquivo no Vista, será que abre no XP ?"). Para ficar bem claro : A versão da suíte de aplicativos Microsoft Office não tem relação direta com o sistema operacional (Microsoft Windows XP, Vista, 7,  Mac OS), ou seja, um computador com Windows XP pode rodar o MS Office 2007 assim como um computador com Windows 7 pode rodar MS Office 2003.

As diferenças entre o MS Office 2003 e 2007 (e 2010) são muito grandes, tanto no que se refere aos menus quanto aos recursos de edição, transições etc. Sendo assim, arquivos feitos no 2007 não serão compatíveis com o 2003.

Caso a apresentação contenha recursos exclusivos do MS Office 2007 (transições, efeitos, fontes), peça ao organizador do evento que disponibilize esta versão nos computadores.

Se você fez a apresentação na versão 2007 mas não usa estes recursos mais avançados e precisa apresentá-la na versão 2003 , você pode salvar seu arquivo numa versão mais antiga (e perder os recursos da versão 2007) ou instalar o "Pacote de compatibilidade do Office 2007" no computador que irá rodar a apresentação (disponível em nossa página de downloads). Este arquivo permite que computadores com MS Office 2003 (.ppt) abram arquivos feitos no MS Office 2007 (.pptx) porém não permitem a edição total dos slides.

Outra alternativa segura é instalar o Visualizador de Arquivos do Power Point 2007 (também disponível em nossa página de downloads), lembrando que este programa apenas abre os arquivos e não permite edições.

Gravar num CD, pen drive, mandar por e-mail ou exibir do meu notebook ? Veja os prós e contras :

  Prós Contras
CD Compatibilidade, ausencia de vírus, mídia barata. Possibilidade de riscos, computador pode não possuir unidade ótica, baixa velocidade de cópia.
Pen drive Velocidade de leitura, compatibilidade USB, portabilidade, praticidade. Arquivos podem ser corrompidos, vírus, defeitos, uso combinado para outros arquivos.
E-mail Envio rápido, cópia antecipada no evento. Risco de não recebimento, lentidão para arquivos grandes.
Notebook Compatibilidade de fontes e software, performance esperada, links com audio e vídeo, sigilo nas nformações. Demora na instalação, possível falta de cabos apropriados  para conexão, posição indesejada , incompatibilidade de resolução.

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